Ketua setiausaha perlu beri lapor peratusan kehadiran tiap minggu

Setiap ketua setiausaha dikehendaki melaporkan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mengenai peratusan kehadiran pegawai kementerian dan jabatan di bawah mereka sebelum jam 12 tengah hari setiap Jumaat mulai esok hingga 7 Jun ini.

JPA memaklumkan langkah tersebut bertujuan memastikan keberadaan warga kerja di pejabat adalah pada tahap 20 peratus.

“Kehadiran maksimum 20 peratus di pejabat hanya dibenarkan untuk proses kerja yang memerlukan keberadaan di pejabat seperti urusan pembayaran dan melibatkan dokumen rahsia atau rahsia besar seperti Memorandum Jemaah Menteri," menurut JPA.

JPA berkata bilangan 20 peratus tersebut tidak termasuk anggota barisan hadapan dan warga kerja yang diarah penugasan semula di agensi-agensi tertentu.

Ketua Setiausaha Negara Tan Sri Mohd Zuki Ali baru-baru ini mengumumkan pengoperasian pejabat kerajaan akan dilaksanakan secara hibrid melalui keberadaan di pejabat dan arahan bekerja dari rumah (BDR) dalam tempoh perintah kawalan pergerakan (PKP) 3.0.

Ia termasuk menggunakan pendekatan kehadiran ke pejabat pada tahap 20 peratus keseluruhan, tidak termasuk perkhidmatan petugas barisan hadapan dan 80 peratus secara BDR dengan penggiliran.

JPA berkata bagi warga kerja terbabit, mereka dimestikan memakai pelitup muka pada setiap masa khususnya jika terdapat individu lain di dalam pejabat yang sama atau di kawasan awam seperti di dalam lif, lobi serta tempat letak kereta.

Mereka juga digalakkan memakai pelindung muka apabila berinteraksi secara bersemuka, mengimbas kod MySejahtera setiap kali masuk ke pejabat dan sentiasa mengamalkan penjarakan fizikal serta kerap mencuci tangan.

Bagi warga kerja yang melaksanakan BDR pula, JPA mengingatkan bahawa mereka dilarang sama sekali menjalankan sebarang urusan peribadi semasa waktu pejabat tanpa kebenaran ketua jabatan.

“Mana-mana warga kerja yang didapati tidak mematuhi ketetapan BDR akan dikenakan tindakan tatatertib,” kata JPA.

Memperincikan perkara itu, JPA memaklumkan warga kerja yang diarahkan BDR adalah dibenarkan membawa pulang dokumen berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia, Jabatan Perdana Menteri.

Bagaimanapun JPA menegaskan pegawai terbabit bertanggungjawab menjaga keselamatan serta kerahsiaan dokumen kerajaan selain memastikan semua dokumen itu - sama ada dalam bentuk salinan cetak atau salinan elektronik - disimpan dengan sempurna.

“Dokumen berkenaan hendaklah diletakkan di tempat yang selamat serta mematuhi kehendak Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), Arahan Keselamatan dan apa-apa peraturan, pekeliling, garis panduan atau arahan yang dikeluarkan kerajaan dari semasa ke semasa,” katanya.

Menyentuh mengenai aktiviti mesyuarat, JPA menyarankan agar dilaksanakan secara dalam talian melalui medium yang selamat dan terjamin kerahsiaan serta mematuhi Dasar Keselamatan Informasi dan Teknologi Maklumat.

"Sekiranya mesyuarat mustahak diadakan secara bersemuka, ia dihadkan kepada warga kerja dalaman sahaja dengan bilangan tidak melebihi lima orang dan tempoh mesyuarat perbincangan tidak melebihi satu jam.

“Sepanjang tempoh mesyuarat atau perbincangan, semua ahli mesyuarat mesti memakai pelitup muka dan pelindung muka,” kata JPA.

Mengenai perkhidmatan kaunter penerimaan dokumen untuk agensi, JPA menggalakkan agar agensi kerajaan membuka kaunter khas penerimaan semua dokumen agensi atau bungkusan di lobi bagi mengurangkan kehadiran orang awam memasuki premis kerajaan.

- Bernama